RPA - Robotic Process Automation

"You´re either the one that creates the automation or you´re getting automated."

- Tom Preston-Werner (Gründer von GitHub) -

Was ist RPA?

RPA ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsaufgaben, die sonst manuell erledigt werden.

Für welche Aufgaben eignet sich RPA?

hohes Volumen

Das Transaktionsvolumen ist hoch und läuft periodisch ab.

klare Regeln

Die Bearbeitung der Aufgaben unterliegt Regeln mit keinen oder wenigen Ausnahmen.

strukturierte Daten

Die einzugebenden bzw. zu verarbeitenden Daten liegen digital und strukturiert vor.

Was sind die Vorteile von RPA?

Kosten senken

Lizenzen für Software Bots sind günstiger als Mitarbeiter und die reine Arbeitszeit ist ca. 5x höher.

Produktivität steigern

Software Bots können rund um die Uhr arbeiten und nach Bedarf skaliert werden.

Digitale Transformation beschleunigen

Aufgaben und Prozesse können digitalisiert werden, ohne die bestehenden Systeme anpassen zu müssen.

Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Die Arbeitsmoral und Motivation wird erhöht, da monotone, niedere Aufgaben automatisiert werden und man sich höherwertigen, innovativen Aufgaben widmen kann.

Qualität steigern

Software Bots reduzieren die Fehlerquoten und vermeiden Inkonsistenzen.

Compliance einhalten

Software Bots halten immer die Vorschriften ein und verringern u.a. die Interaktion von Benutzern mit sensiblen Daten.

Warum scheitern RPA Projekte?

Fachseite nicht eingebunden

RPA ahmt einen Geschäftsprozess nach und muss von der Fachseite vorangetrieben werden. Es ist kein IT-Projekt, dennoch muss diese eingebunden werden.

IT-Fachwissen nicht vorhanden

Ein gewisses Maß an IT-Know-How, sowie Kenntnisse der bestehenden Systeme und Schnittstellen muss vorhanden sein.

Sicherheitsrisiken nicht beachtet

Unangemessene Zugriffe auf sensible Daten müssen verhindert und die Verfügbarkeit der bestehenden Systeme darf nicht beeinträchtigt werden.

RPA: viele Chancen, geringes Risiko und niedrige Kosten

Die Digitalisierung eines Unternehmens lässt sich mittels Automatisierung entscheidend vorantreiben.
Die Umsetzung ist einfach, die Kosten niedrig und das Risiko gering. Produktivitätssteigerungen können schnell erzielt werden. Ein ROI von 50% bis über 100% im ersten Jahr ist keine Seltenheit.

In 7 Schritten zum ersten automatisierten Prozess

1

Prozesse identifizieren

Auflistung und Analyse aller Arbeitsprozesse und Bewertung z.B. nach zeitlichem Aufwand, manuellem Aufwand, Strukturierungsgrad der zugrunde liegenden Daten.
2

Geeigneten Prozess auswählen

Auswahl eines - wenn möglich nicht geschäftskritischen - Prozesses anhand der zuvor definierten Bewertung.
3

Prozessablauf erfassen

Dokumentation der Schritte des manuellen Prozesses mit allen Tastatureingaben und Mausklicks als Vorlage für die spätere Implementierung.
4

Vergleichskriterien definieren

Definition von Kriterien zum Vergleich des manuellen und des automatisierten Prozesses wie z.B. Dauer der Ausführung und Anzahl Fehler.
5

RPA Software auswählen

Auswahl einer RPA Software die den Prozessanforderungen genügt. Ggfs. auch Auswahl mehrerer Hersteller zu Vergleichszwecken.
6

Prozesse implementieren

Implementierung des Prozesses und Bewertung der eingesetzten Software unter Berücksichtigung der Lernkurve und Dauer der Umsetzung.
7

Prozesse bewerten

Bewertung des automatisierten Prozesses im Vergleich zum Manuellen anhand der zuvor definierten Vergleichskriterien.

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